На 65% ускорилась обработка документов
FESCO — частная российская транспортно-логистическая компания, крупнейший портовый контейнерный оператор Дальневосточного региона. Группа предоставляет терминальные, складские, таможенные, комплексные логистические услуги, организует грузоперевозки. FESCO управляет цепочками поставок и доставляет грузы от двери до двери.
Лидер контейнерных перевозок по морским линиям между Россией и азиатскими странами, между российскими портами и по железной дороге. FESCO входит в топ-10 российских частных железнодорожных операторов, использует более 10 тыс. единиц подвижного состава. Флот FESCO включает 28 транспортных судов.
Сервисный центр ФЕСКО (СЦФ) выполняет роль общего центра обслуживания компаний Группы. СЦФ предоставляет 12 сервисов, среди которых ведение бухгалтерского и налогового учета, юридическое, кадровое, казначейское и IT-сопровождение. Также в каталоге СЦФ представлен сервис «Сопровождение перехода ЭДО».
90 %
закрывающих документов по ЭДО
65 %
ускорение обработки документов
90 %
сокращение расходов на документооборот
Задачи
На момент начала проекта ЭДО в 2019 году в FESCO обрабатывали около 10 500 бумажных документов ежемесячно. При этом объем документооборота постоянно рос вместе с развитием компании.
Одной из проблем в работе с бумажными носителями было позднее отражение документов поставщиков в учете. Территориальная распределенность офисов FESCO — от Москвы до Камчатки — приводила к неуправляемости и непрозрачности процесса. Следствием становились несвоевременное уменьшение налогооблагаемой базы и переплата налогов. Для решения проблемы компания перешла на безбумажное получение и подписание документов.
Решение
Проект ЭДО в FESCO включает не только переход на электронные документы с клиентами и поставщиками, а также максимальную автоматизацию процессов документооборота и внедрение ЭДО с иностранными контрагентами.
Интеграция
Работа с потоками документов и задач осуществляется в системе 1С: ВРМ Электронный архив. Это собственная разработка на базе 1С:Документооборот. В этой же системе реализовано автоматическое управление взаимодействием с операторами ЭДО по всем типам документов: формализованные, договорные документы, неформализованные. Для обмена с операторами ЭДО используются API-коннекторы собственной разработки.
Особенности проекта
Безбумажный акцепт документов
Разработанная схема позволяет обрабатывать входящие документы от поставщиков.. Как только документ попадает в BPM-систему, он передается в бизнес-подразделение и подписывается простой электронной подписью (ПЭП). Далее отражается в учете, получает вторую ПЭП, на основании этих подписей происходит подписание документа УКЭП. Поставщик получает в системе ЭДО уведомление о том, что подпись получила.
Маршрутизатор ЭДО
В начале 2019 года на базе BPM-системы создано решение, позволяющее исключить зависимость от роуминга и обеспечить легкую коммуникацию с любым оператором ЭДО для любой производственной системы FESCO.
В маршрутизатор электронного документооборота заложены настройки по формированию исходящих пакетов документов. Прописаны правила, как собрать пакет в соответствии с требованиями любого оператора ЭДО. Получая из производственных систем формализованные документы, маршрутизатор применяет алгоритмы и отправляет пакет клиенту.
Для части клиентов было важно получать неформализованные подтверждающие документы в одном пакете с закрывающими. Чтобы реализовать это, в FESCO использовали коллаборацию BPM-системы, маршрутизатора и электронного архива. BPM-часть применяет правила комплектования пакета в зависимости от вида перевозки, собирает в электронном архиве подтверждающие документы, далее маршрутизатор ЭДО формирует итоговый пакет и на основании алгоритма отправляет полный пакет клиенту.
Акты сверки по ЭДО
Весной 2020 года в FESCO дополнили систему ЭДО процедурой отправки актов сверки. Около 4 000 актов сверки ежеквартально передаются клиентам по нажатию одной кнопки. Обратная связь от контрагентов поступает также в систему ЭДО. Сотрудники включаются в процесс, только если выявлены разногласия.
Подписание договоров онлайн
Клиенты FESCO заключают договоры онлайн в личном кабинете на сайте транспортно-логистической компании. Когда клиент подтвердил действие, договор попадает во внутренние системы, проходит процедуру согласований и подписывается электронной подписью.
Централизованный цифровой секретарь
Вся коммуникация с потоком неформализованных электронных документов осуществляется в единой точке контакта — управлении документооборота. Документы загружаются с платформы оператора ЭДО и превращаются в задачи в BPM-системе. Задачи обрабатывает первая линия управления документооборота и распределяет неформализованные документы в бухгалтерию, специалистам второй линии или секретарям.
Международный электронный документооборот
В середине 2021 года на базе Диадока запущен пилотный проект ЭДО с нерезидентами. В результате в 2021 году транспортная группа FESCO регулярно обменивалась по ЭДО закрывающими документами с компаниями Группы из Южной Кореи и Китая. На конец 2021 года 14 % международного документооборота — около 250 документов ежемесячно — переведено в электронный вид.
Результаты
На конец 2021 года FESCO обменивается по ЭДО более 45 000 документов ежемесячно с 15 861 контрагентом. Таким образом, 80 % всех контрагентов были переведены на электронный документооборот.
В 2022 году через ЭДО проходит 90 % закрывающих документов, а объем исходящего документооборота составляет более 500 000 электронных документов в год. 2023 год объявлен рубежом по полному отказу от бумажного документооборота — типовой договор будет предусматривать только электронный формат взаимодействия.
С переходом на ЭДО в FESCO:
- На 40 % сократили сроки подготовки документов. Теперь сотрудники экономят время на распечатке, подписании и сканировании.
- На 65 % повысили скорость обработки документов, включая загрузку, анализ и подтверждение.
- На 90 % снизили расходы на документооборот — уменьшились издержки на возврат оригиналов и контроль этого процесса.
Кроме того, удалось высвободить ресурсы работников на интеллектуальный труд и увеличить производительность менеджеров. Как отмечают в компании, такая скорость служит повышению конкурентоспособности FESCO на глобальном логистическом рынке.
ООО «Сервисный Центр ФЕСКО» — победитель премии «ПРО ЭДО» в области электронного документооборота. В 2021 году проект внедрения ЭДО в группе FESCO получил награду в двух номинациях: «Про успех: проект года» и «Про активность: эффективное подключение контрагентов».
Комментарии
Елена Кондратьева
Заместитель генерального директора ООО «Сервисный Центр ФЕСКО»
Работа с потоками документов и задач осуществляется в системе 1С: ВРМ Электронный архив. Это собственная разработка на базе 1С:Документооборот. В этой же системе реализовано автоматическое управление взаимодействием с операторами ЭДО по всем типам документов: формализованные, договорные документы, неформализованные. Для обмена с операторами ЭДО используются API-коннекторы собственной разработки.
Николай Женишек
Руководитель управления развития Контур.Диадока
Решения Контура позволяют поддерживать актуальные тренды в электронном документообороте, оптимизировать затраты и создавать цифровые сервисы для клиентов группы. «Сервисный Центр ФЕСКО» входит в число партнеров, которые открыты к участию в пилотных проектах и реализации новой функциональности в ЭДО. Так, в ближайших планах совместная работа по внедрению электронной транспортной накладной и развитие трансграничного электронного документооборота. А вслед за переходом на ЭДО с контрагентами, в группе хотят перевести сотрудников на кадровые электронные документы.
Источник: